Comment remplir le formulaire DC4 de déclaration de sous-traitance ?

Le formulaire DC4 permet à un candidat ou au titulaire d’un marché public de présenter un sous-traitant à l’acheteur et de faire accepter ce sous-traitant ainsi que ses conditions de paiement. Il peut être transmis au moment du dépôt de l’offre ou pendant l’exécution du marché. Ce guide explique à quoi sert le DC4, qui doit le compléter, quelles informations fournir et quelles erreurs éviter. La version actuellement diffusée par la Direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie est applicable depuis le 1er janvier 2024. Les Formulaires

Points Clés

• À retenir

  Le DC4 est un modèle officiel de déclaration de sous-traitance utilisé dans les marchés publics.
  Il sert à présenter le sous-traitant et à préciser la nature ainsi que le montant des prestations confiées.
  L’acheteur doit accepter le sous-traitant et agréer ses conditions de paiement.
  Le formulaire peut être remis avec l’offre ou après la notification du marché.
  Le titulaire reste responsable de la bonne exécution du marché, y compris pour les prestations sous-traitées.

Comprendre le formulaire DC4 de déclaration de sous-traitance

• Qu’est-ce que le Formulaire DC4?

Le DC4 est le modèle officiel de déclaration de sous-traitance proposé par la Direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie. Il peut être utilisé par un candidat ou par le titulaire d’un marché public pour présenter un sous-traitant à l’acheteur.

Ce document précise notamment l’identité du sous-traitant, la nature des prestations qui lui sont confiées, leur montant ainsi que les conditions de paiement prévues. Il sert aussi à formaliser l’acceptation du sous-traitant et l’agrément de ses conditions de paiement par l’acheteur public. La version actuellement publiée par l’administration est applicable depuis le 1er janvier 2024.

Le formulaire DC4 est-il obligatoire ?

Le DC4 est un modèle administratif officiel, mais les formulaires de la commande publique sont présentés par la Direction des affaires juridiques comme des modèles non obligatoires d’aide à la passation et à l’exécution des marchés.

En pratique, lorsqu’une entreprise recourt à un sous-traitant dans un marché public, elle doit néanmoins transmettre à l’acheteur les informations nécessaires à son acceptation et à l’agrément de ses conditions de paiement. Le DC4 constitue le support habituellement utilisé pour accomplir cette démarche.

Qui complète et signe le DC4 ?

Le formulaire concerne principalement :

• le candidat ou le titulaire du marché public ;
• le sous-traitant présenté ;
• l’acheteur public chargé d’accepter le sous-traitant et d’agréer ses conditions de paiement.

Le sous-traitant n’est pas directement lié par contrat à l’acheteur public. Il est lié au titulaire du marché, qui demeure responsable de la bonne exécution des prestations confiées.

À quel moment transmettre le DC4 ?

Le DC4 peut être transmis dans deux situations :

• avec l’offre, lorsque le sous-traitant est déjà connu au moment de la candidature ;
• après la notification du marché, lorsque le titulaire décide de recourir ultérieurement à un sous-traitant.

Après la notification du marché, l’acceptation du sous-traitant et l’agrément de ses conditions de paiement sont constatés par l’acte spécial de sous-traitance. Dans les conditions prévues par le Code de la commande publique, le silence de l’acheteur pendant vingt et un jours à compter de la réception des documents requis vaut également acceptation et agrément.

Comment Remplir le Formulaire DC4 Correctement

Le DC4 est organisé en plusieurs rubriques. Il faut les compléter avec précision, car elles permettent à l’acheteur d’identifier le marché, le titulaire, le sous-traitant et les prestations concernées. Le formulaire officiel et sa notice explicative sont disponibles sur le site de la Direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie.

1. Identifier l’acheteur et le marché public

Indiquez d’abord :

• le nom de l’acheteur public ;
• l’objet du marché ou de l’accord-cadre ;
• le numéro de référence du marché, lorsqu’il existe ;
• le lot concerné, en cas d’allotissement.

Ces informations doivent correspondre exactement à celles figurant dans les documents de la consultation ou dans le marché déjà notifié.

2. Identifier le candidat ou le titulaire

Renseignez ensuite les informations relatives à l’entreprise principale :

• dénomination sociale ;
• adresse ;
• numéro SIRET ;
• coordonnées du représentant habilité ;
• qualité du signataire.

Lorsque le marché est exécuté par un groupement, il faut également préciser le membre du groupement qui déclare le sous-traitant.

3. Identifier le sous-traitant

La déclaration doit permettre d’identifier clairement l’entreprise sous-traitante :

• raison sociale ;
• adresse du siège ;
• numéro SIRET ;
• forme juridique ;
• coordonnées de son représentant ;
• compte bancaire utilisé pour le paiement, lorsque le paiement direct s’applique.

Le sous-traitant doit également déclarer qu’il ne se trouve pas dans un cas d’exclusion de la procédure de passation. Le Code de la commande publique impose cette déclaration lorsque le sous-traitant est présenté avec l’offre.

4. Décrire précisément les prestations sous-traitées

La nature des prestations confiées au sous-traitant doit être décrite de manière précise.

Évitez les formulations trop générales comme :

travaux divers
prestations techniques
assistance

Préférez une description concrète, par exemple :

installation et raccordement des équipements électriques du bâtiment administratif ;

ou :

maintenance préventive et corrective du parc informatique du lot n° 2.

Cette description doit rester cohérente avec le marché principal et avec le contrat de sous-traitance.

5. Indiquer le montant de la sous-traitance

Le formulaire doit préciser :

• le montant maximal des prestations sous-traitées ;
• les conditions de paiement prévues ;
• les modalités éventuelles de variation des prix ;
• le régime de TVA applicable.

Le Code de la commande publique prévoit expressément que la déclaration mentionne les conditions de paiement et, le cas échéant, les modalités de variation des prix.

Il faut vérifier que le montant déclaré dans le DC4 correspond au contrat de sous-traitance et qu’il ne dépasse pas la part du marché réellement confiée au sous-traitant.

6. Préciser les conditions du paiement direct

Le sous-traitant direct du titulaire peut bénéficier du paiement direct par l’acheteur lorsqu’il a été accepté et que ses conditions de paiement ont été agréées. Le seuil réglementaire du paiement direct est fixé à 600 euros TTC.

Le DC4 doit alors mentionner les coordonnées bancaires et les conditions permettant à l’acheteur de régler directement le sous-traitant pour la part du marché qu’il exécute.

7. Joindre les documents utiles

Selon la situation, il peut être nécessaire de joindre notamment :

• un relevé d’identité bancaire du sous-traitant ;
• les documents justifiant ses capacités, lorsque le candidat s’appuie sur celles-ci ;
• la déclaration attestant qu’il ne relève d’aucun cas d’exclusion ;
• les documents demandés par l’acheteur dans le règlement de la consultation ;
• les pièces relatives à l’exemplaire unique ou au certificat de cessibilité lorsqu’elles sont requises.

La liste exacte dépend du marché et du moment auquel le sous-traitant est déclaré. Il faut donc toujours vérifier le règlement de la consultation et la notice du DC4.

8. Vérifier les signatures

Le formulaire doit être signé par les personnes habilitées lorsque la procédure ou l’acheteur l’exige.

Avant l’envoi, vérifiez :

• l’identité et la qualité des signataires ;
• la concordance entre les montants ;
• l’absence de rubrique laissée vide par erreur ;
• la cohérence avec le contrat de sous-traitance ;
• la présence de toutes les pièces demandées.

Erreurs fréquentes à éviter

Les erreurs les plus courantes sont :

• utiliser une ancienne version du formulaire ;
• oublier le numéro du lot ;
• décrire trop vaguement les prestations ;
• indiquer un montant différent de celui du contrat de sous-traitance ;
• oublier une pièce justificative ;
• confondre sous-traitance et cotraitance ;
• transmettre le DC4 sans vérifier les conditions du paiement direct ;
• présenter un sous-traitant sans déclaration relative aux cas d’exclusion.

Une erreur ou une information manquante peut retarder l’acceptation du sous-traitant et l’agrément de ses conditions de paiement.

Quelles sont les conséquences juridiques d’une déclaration DC4 ?

Le DC4 ne constitue pas une simple formalité administrative. Il permet à l’acheteur public de connaître le sous-traitant, d’accepter son intervention et d’agréer ses conditions de paiement.

L’acceptation du sous-traitant et l’agrément de ses conditions de paiement sont indispensables, notamment pour ouvrir le droit au paiement direct lorsque les conditions légales sont réunies.

Le sous-traitant doit être accepté par l’acheteur

Une entreprise titulaire d’un marché public ne peut pas simplement confier une partie des prestations à un sous-traitant sans le déclarer.

Lorsque le sous-traitant est présenté après la notification du marché, l’acceptation et l’agrément sont constatés par un acte spécial de sous-traitance. Le silence de l’acheteur pendant vingt et un jours à compter de la réception des documents requis vaut également acceptation et agrément.

Le titulaire reste responsable du marché

La sous-traitance ne transfère pas au sous-traitant la responsabilité contractuelle du titulaire envers l’acheteur.

Le titulaire demeure responsable de la bonne exécution des prestations prévues au marché, y compris lorsque certaines d’entre elles sont confiées à une autre entreprise.

Il doit donc vérifier :

• la capacité du sous-traitant à exécuter les prestations ;
• la conformité des informations déclarées ;
• la cohérence entre le DC4 et le contrat de sous-traitance ;
• le respect des obligations prévues par les documents du marché.

Une déclaration incomplète peut retarder l’acceptation

Une erreur dans l’identité du sous-traitant, une description imprécise des prestations, un montant incohérent ou l’absence d’une pièce demandée peut conduire l’acheteur à solliciter des compléments.

Cela peut retarder :

• l’acceptation du sous-traitant ;
• l’agrément de ses conditions de paiement ;
• le commencement des prestations sous-traitées ;
• le paiement direct du sous-traitant.

Il faut donc contrôler le formulaire avant sa transmission plutôt que de considérer le DC4 comme un document administratif secondaire.

Le paiement direct dépend de conditions précises

Le sous-traitant direct du titulaire bénéficie du paiement direct par l’acheteur lorsqu’il a été accepté et que ses conditions de paiement ont été agréées. Ce droit concerne les prestations égales ou supérieures à 600 euros TTC.

Le paiement direct ne signifie toutefois pas que le sous-traitant adresse librement sa facture à l’acheteur. La procédure de demande de paiement doit être respectée, notamment dans les relations avec le titulaire du marché.

Une ancienne version du DC4 peut créer des difficultés

La Direction des affaires juridiques diffuse une version du DC4 applicable depuis le 1er janvier 2024. Il est préférable d’utiliser cette version et sa notice plutôt qu’un ancien formulaire conservé dans les dossiers de l’entreprise.

Avant chaque utilisation, vérifiez donc :

• la version du document ;
• les exigences du règlement de la consultation ;
• les informations demandées par l’acheteur ;
• la concordance avec le marché et le contrat de sous-traitance.

Comment intégrer le DC4 dans la gestion de vos marchés publics ?

Le traitement du DC4 ne doit pas commencer au moment où le formulaire doit être envoyé. Une organisation simple permet de limiter les erreurs, d’accélérer la validation par l’acheteur et de mieux suivre les sous-traitants mobilisés sur chaque marché.

Préparer une fiche par sous-traitant

Conservez, pour chaque entreprise sous-traitante, une fiche régulièrement mise à jour comprenant :

• sa dénomination sociale ;
• son numéro SIRET ;
• son adresse ;
• les coordonnées de son représentant ;
• son relevé d’identité bancaire ;
• les prestations qu’elle peut réaliser ;
• les documents administratifs habituellement demandés ;
• la date de validité des pièces disponibles.

Cette préparation évite de rechercher les mêmes informations dans l’urgence à chaque nouveau marché.

Vérifier la cohérence entre les documents

Avant de transmettre le DC4, comparez systématiquement :

• le formulaire DC4 ;
• le contrat de sous-traitance ;
• l’acte d’engagement ;
• la décomposition du prix ;
• les documents du marché ;
• les coordonnées bancaires du sous-traitant.

Les montants, la nature des prestations et le lot concerné doivent être cohérents dans tous les documents.

Utiliser une liste de contrôle

Une liste de contrôle interne peut comprendre les points suivants :

• version récente du formulaire ;
• acheteur correctement identifié ;
• référence du marché renseignée ;
• lot indiqué ;
• titulaire identifié ;
• sous-traitant identifié ;
• prestations décrites précisément ;
• montant vérifié ;
• régime de TVA contrôlé ;
• conditions de paiement indiquées ;
• pièces justificatives jointes ;
• signatures vérifiées ;
• copie archivée.

Cette vérification peut être confiée à une personne différente de celle qui a rempli le document.

Nommer clairement les fichiers

Évitez les noms de fichiers imprécis comme :

DC4 final.pdf
nouveau DC4.pdf
DC4 corrigé 2.pdf

Utilisez plutôt une convention stable, par exemple :

DC4_NomSousTraitant_NumeroMarche_Lot_Date.pdf

Cette méthode réduit les risques d’envoyer une ancienne version ou un document relatif à un autre marché.

Conserver la preuve de transmission

Archivez :

• le formulaire envoyé ;
• les pièces jointes ;
• la date de transmission ;
• l’accusé de réception ;
• les éventuelles demandes de complément ;
• la réponse ou l’acceptation de l’acheteur.

Cette traçabilité facilite le suivi administratif et permet de retrouver rapidement l’historique en cas de difficulté.

Mettre à jour le DC4 en cas de changement

Une nouvelle déclaration peut devenir nécessaire lorsque des éléments importants changent, par exemple :

• modification des prestations confiées ;
• évolution du montant sous-traité ;
• remplacement du sous-traitant ;
• changement de coordonnées bancaires ;
• modification des conditions de paiement.

Il faut alors vérifier avec l’acheteur les formalités à accomplir et transmettre les documents actualisés.

Ne pas confondre sous-traitance et cotraitance

La sous-traitance concerne une entreprise à laquelle le titulaire confie l’exécution d’une partie des prestations du marché.

La cotraitance concerne plusieurs entreprises qui répondent ensemble au marché dans le cadre d’un groupement. Le DC4 n’est donc pas le document destiné à déclarer les membres d’un groupement d’entreprises.

Exemple pratique

Une entreprise titulaire d’un marché de rénovation confie les travaux électriques à une autre société.

Le DC4 doit alors permettre d’identifier :

• le marché et le lot concernés ;
• l’entreprise titulaire ;
• l’électricien sous-traitant ;
• la nature exacte des travaux électriques ;
• le montant correspondant ;
• les conditions de paiement ;
• les coordonnées bancaires utiles ;
• les personnes habilitées à signer.

Une mention générale comme « travaux techniques » serait insuffisante. Une formulation telle que « fourniture, pose et raccordement des équipements électriques du bâtiment administratif » décrit plus clairement la prestation confiée.

Conclusion

Le formulaire DC4 permet de déclarer un sous-traitant dans le cadre d’un marché public et de demander à l’acheteur son acceptation ainsi que l’agrément de ses conditions de paiement.

Pour éviter un retard dans le traitement du dossier, l’entreprise doit surtout vérifier quatre éléments :

• l’identité exacte du titulaire et du sous-traitant ;
• la description précise des prestations confiées ;
• la cohérence des montants et des conditions de paiement ;
• la présence des justificatifs demandés par l’acheteur.

Il est également recommandé d’utiliser la version du DC4 applicable depuis le 1er janvier 2024, mise à disposition par la Direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie.

Lorsque le sous-traitant direct est accepté et que ses conditions de paiement sont agréées, il peut bénéficier du paiement direct pour les prestations atteignant au moins 600 euros TTC.

Enfin, le DC4 ne doit pas être traité isolément. Il doit rester cohérent avec le contrat de sous-traitance, les documents du marché et les modalités d’exécution prévues avec l’acheteur.