Copie de sauvegarde : comment protéger son offre si la plateforme tombe en panne ?

La copie de sauvegarde protège une entreprise contre le pire scénario d’une réponse dématérialisée : une offre qui n’arrive pas, arrive incomplète ou ne s’ouvre pas. Une connexion qui coupe, un fichier trop lourd ou un virus détecté suffisent à faire perdre un marché préparé pendant des semaines. Le Code de la commande publique permet pourtant d’envoyer, en parallèle, un double de son pli. Encore faut-il respecter le support, la mention et le délai prévus par les textes. Cet article s’adresse aux entreprises qui répondent aux marchés publics, en particulier aux PME. Il explique aussi ce que vous pouvez faire en cas de panne de la plateforme.

Copie de sauvegarde : que prévoit le code ?

L’article R. 2132-11 du Code de la commande publique permet au candidat qui répond par voie électronique d’adresser aussi une copie de sauvegarde à l’acheteur. Il s’agit d’une faculté, et non d’une obligation. Les modalités figurent dans un arrêté du 22 mars 2019, modifié par un arrêté du 14 avril 2023. Le site marche-public.fr publie le texte de cet arrêté.

Concrètement, la copie reprend le contenu de votre pli électronique. Elle reste fermée tant que l’acheteur n’en a pas besoin. Ainsi, elle ne remplace pas le dépôt sur le profil d’acheteur : elle le double.

Sur quel support et dans quel délai l’envoyer ?

L’arrêté prévoit deux supports classiques : le papier ou un support physique électronique, comme une clé USB. Depuis 2023, l’envoi par voie électronique devient aussi possible, mais seulement si les documents de la consultation l’autorisent. Lisez donc le règlement de consultation avant de choisir.

Le pli doit porter la mention « copie de sauvegarde ». De plus, il doit parvenir à l’acheteur dans le délai fixé pour la remise des candidatures ou des offres. Une copie postée la veille au soir et livrée après l’heure limite ne vous protège donc pas.

Si les documents exigent une signature, prévoyez-la aussi sur la copie. L’arrêté ne détaille pas ce point. Par prudence, signez donc à la main sur papier, ou avec un certificat électronique valide sur une clé.

Que mettre dans la copie de sauvegarde ?

La copie doit reprendre exactement les documents déposés en ligne. En effet, l’acheteur l’analysera à la place du pli électronique s’il l’ouvre. Une version plus ancienne du mémoire technique ou du bordereau de prix créerait donc une incohérence.

Préparez-la ainsi à partir des fichiers définitifs, juste après le dépôt en ligne. Ensuite, vérifiez que chaque fichier s’ouvre sur un autre poste. Enfin, notez sur votre pli les références de la consultation et le nom de l’entreprise, pour que le service courrier l’identifie sans difficulté.

Dans quels cas l’acheteur ouvre-t-il la copie de sauvegarde ?

L’arrêté limite l’ouverture à deux situations. D’abord, l’acheteur détecte un programme malveillant dans le pli électronique. Ensuite, le pli électronique arrive incomplet, hors délai ou ne peut pas s’ouvrir, à condition que sa transmission ait commencé avant la clôture.

Dans les autres cas, l’acheteur détruit la copie sans l’ouvrir. À l’inverse, s’il l’ouvre, il la conserve avec les autres pièces du marché.

Offre arrivée hors délai : que dit la règle ?

Le principe reste strict. Selon l’article R. 2151-5 du code, « les offres reçues hors délai sont éliminées ». Quelques secondes de retard suffisent parfois. Une offre éliminée n’est même pas analysée, comme le rappelle notre article sur les offres rejetées dès le dépôt.

Par ailleurs, une erreur de contenu se corrige rarement après la date limite. Notre article sur l’erreur dans une offre présente les rares possibilités.

Panne de la plateforme : comment se défendre ?

Le Conseil d’État a précisé la marche à suivre dans une décision du 23 septembre 2021 (n° 449250). Selon le résumé publié par marche-public.fr, le candidat doit d’abord prouver qu’il a accompli en temps utile les diligences normales. Il doit aussi montrer que son propre matériel fonctionnait. Ensuite, c’est à l’acheteur de prouver que sa plateforme a bien fonctionné. À défaut, le retard lui est imputé.

Dans cette affaire, le juge a aussi estimé que l’absence de copie de sauvegarde ne constituait pas une négligence, puisqu’elle reste facultative. Néanmoins, un dépôt tardif reste risqué. Un tribunal a ainsi jugé qu’un dépôt commencé deux heures et demie avant la limite n’avait pas été fait en temps utile.

Cas pratique : une PME de nettoyage et un fichier trop lourd

Une PME répond à un marché de nettoyage de bâtiments communaux. La date limite tombe un vendredi à 12 heures. Le jeudi, elle dépose son offre sur le profil d’acheteur. En parallèle, elle remet en main propre une clé USB marquée « copie de sauvegarde », contre récépissé.

Le vendredi, l’acheteur ne parvient pas à ouvrir un fichier du pli électronique. Comme la transmission a commencé avant la clôture, il ouvre la copie. L’offre reste donc dans la course.

Côté entreprise : la méthode en quatre réflexes

• Déposez votre offre au moins la veille, et non dans la dernière heure.
• Testez votre poste, votre certificat et la taille des fichiers à l’avance.
• Envoyez la copie sur le bon support, avec la bonne mention.
• Conservez captures d’écran, accusés de dépôt et messages d’erreur.

Copie de sauvegarde : à retenir

• Elle est facultative mais protège contre une panne ou un virus.
• Elle doit arriver avant la date et l’heure limites.
• Le pli porte la mention « copie de sauvegarde ».
• L’acheteur l’ouvre seulement dans les cas prévus par l’arrêté.
• Une offre reçue hors délai est éliminée, sauf preuve d’un dysfonctionnement.