Réfaction : l’acheteur peut-il réduire le prix d’une livraison non conforme dans un marché public ?

La réfaction permet à l’acheteur public d’accepter une livraison imparfaite tout en réduisant son prix. La situation est fréquente : du mobilier livré avec une teinte différente, un logiciel sans une fonction secondaire, une prestation de nettoyage partiellement réalisée. Rejeter la livraison bloquerait le service, mais payer le prix plein serait injuste. Cet article concerne à la fois les acheteurs et les fournisseurs titulaires d’un marché de fournitures courantes ou de services. Il explique les conditions posées par le CCAG-FCS 2021, la procédure à respecter, les délais de réponse et les recours du titulaire.

Réfaction, ajournement, rejet : quatre décisions possibles

À l’issue des opérations de vérification, l’article 30 du CCAG-FCS 2021 offre quatre options à l’acheteur. D’abord, l’admission, lorsque les prestations respectent le marché. Ensuite, l’ajournement, lorsque des corrections restent possibles. Puis la réfaction, lorsque les prestations ne sont pas entièrement conformes mais restent utilisables en l’état. Enfin, le rejet, lorsque l’acheteur ne peut pas les admettre telles quelles.

Le choix dépend donc d’une question simple : la prestation peut-elle servir telle qu’elle a été livrée ? Si oui, la réfaction évite un rejet coûteux pour tout le monde. Le texte intégral figure dans le CCAG-FCS 2021 (Légifrance).

Les conditions d’une réfaction régulière

L’article 30.3 encadre strictement la décision. Trois conditions ressortent du texte.

• Les prestations présentent des imperfections mais restent utilisables en l’état.
• La réduction de prix reste proportionnelle à l’importance des imperfections constatées.
• L’acheteur prend une décision motivée, après avoir mis le titulaire à même de présenter ses observations.

Autrement dit, l’acheteur ne fixe pas un rabais arbitraire. Il doit expliquer le défaut, justifier le montant retenu et laisser le fournisseur s’exprimer avant de décider. Un tableau qui relie chaque défaut à une réduction chiffrée facilite cette motivation.

Le délai de 15 jours pour contester une réfaction

Une fois la décision notifiée, le titulaire dispose de quinze jours pour présenter ses observations. S’il garde le silence, il est réputé accepter la réfaction. S’il conteste, l’acheteur dispose à son tour de quinze jours pour prendre une nouvelle décision.

Ce dernier point surprend souvent. En effet, si l’acheteur ne répond pas dans ce délai, il est réputé accepter les observations du titulaire. L’admission intervient alors sans réfaction. Le silence de l’acheteur joue donc en faveur du fournisseur. Il faut par conséquent suivre ces délais avec rigueur, côté acheteur comme côté entreprise.

Réfaction ou ajournement : ne pas confondre

L’ajournement, prévu à l’article 30.2, poursuit un autre objectif. L’acheteur invite le titulaire à corriger la prestation, puis à la présenter de nouveau dans un délai de quinze jours. Le titulaire dispose de dix jours pour accepter l’ajournement. S’il refuse ou ne répond pas, l’acheteur choisit, dans les quinze jours, entre admission avec réfaction et rejet. À défaut de décision dans ce délai, la prestation est réputée rejetée.

En résumé, l’ajournement vise une remise en conformité, alors que la réfaction accepte le défaut contre une baisse du prix. Le second choix convient lorsque la correction coûterait plus cher que le défaut lui-même.

Quand le défaut vient des matériaux fournis par l’acheteur

L’article 30.5 protège le titulaire dans un cas précis. L’acheteur ne peut pas prononcer d’ajournement, de réfaction ou de rejet lorsque le défaut résulte de matériaux qu’il a lui-même fournis. Deux conditions s’appliquent toutefois : le titulaire a signalé les défauts dans les quinze jours suivant le moment où il pouvait les déceler, et l’acheteur a malgré tout décidé de les utiliser. Le fournisseur a donc intérêt à signaler par écrit tout problème sur les matériaux reçus.

Cas pratique : des postes informatiques livrés avec un défaut mineur

Un département commande 200 postes informatiques. À la livraison, le service constate que 40 claviers ne correspondent pas à la disposition prévue au cahier des charges. Les postes fonctionnent, mais le défaut gêne certains agents. Le département invite d’abord le fournisseur à présenter ses observations. Ensuite, il notifie une décision motivée : admission avec une réfaction calculée sur la valeur des claviers concernés.

Le fournisseur conteste le montant sous dix jours et propose de remplacer les claviers. Le département examine la proposition et répond dans les quinze jours. Ainsi, chaque étape reste tracée, et le litige se règle sans contentieux.

Côté acheteur et côté entreprise : les bons réflexes

• Acheteur : décrivez chaque défaut avec précision, photos et références du cahier des charges à l’appui.
• Acheteur : calculez une réduction proportionnée et notez vos délais de réponse dans un tableau de suivi.
• Entreprise : vérifiez si le marché vise bien le CCAG-FCS 2021 et si le CCAP prévoit des règles différentes.
• Entreprise : répondez par écrit dans les quinze jours, sinon la réfaction devient définitive.

Après l’admission, la facturation suit son cours habituel. Notre article sur la facture d’un marché public sur Chorus Pro rappelle les mentions utiles. En cas de retard de règlement, consultez aussi notre article sur les intérêts moratoires.

Réfaction : à retenir

• La réfaction concerne des prestations imparfaites mais utilisables en l’état.
• La réduction de prix reste proportionnelle aux imperfections et fait l’objet d’une décision motivée.
• Le titulaire dispose de quinze jours pour contester, sinon il est réputé accepter.
• Sans nouvelle décision de l’acheteur sous quinze jours, l’admission intervient sans réfaction.
• Ces règles proviennent du CCAG-FCS 2021 : relisez toujours le CCAP de votre marché.