Mémoire en réclamation : comment l’entreprise conteste-t-elle une décision du maître d’ouvrage sans perdre ses droits ?

Le mémoire en réclamation est le document par lequel l’entreprise titulaire d’un marché public conteste par écrit une position du maître d’ouvrage et chiffre ce qu’elle réclame. Sans lui, la plupart des litiges d’exécution ne peuvent pas aller devant le juge. C’est donc une étape décisive, encadrée par des délais courts. Cet article s’adresse aux dirigeants de PME du bâtiment et des travaux publics, ainsi qu’à leurs conducteurs de travaux. Il explique quand rédiger ce mémoire, ce qu’il doit contenir, comment le maître d’ouvrage doit répondre et ce qui se passe ensuite, selon le CCAG-Travaux 2021.

Dans quels cas rédiger un mémoire en réclamation ?

Le mémoire intervient dès qu’un différend vous oppose au maître d’œuvre ou au maître d’ouvrage. Par exemple :

• vous contestez le décompte général du marché ;
• le maître d’ouvrage applique des pénalités que vous jugez injustifiées ;
• il refuse de payer des travaux supplémentaires exécutés sur ordre ;
• un ajournement ou une suspension vous a causé des frais.

À noter : le CCAG-Travaux 2021 ne définit pas le « différend ». En revanche, les autres CCAG de 2021 le décrivent comme une prise de position écrite, explicite et non équivoque. Pour plus de sûreté, gardez donc une trace écrite du refus ou de la décision contestée.

Quel délai pour envoyer le mémoire en réclamation ?

Le délai dépend de l’objet du différend. Lorsque vous contestez le décompte général, l’article 55.1.1 du CCAG-Travaux 2021 vous laisse 30 jours après sa notification. C’est le cas le plus fréquent, et le plus risqué.

Pour les autres différends, vérifiez le délai applicable : il varie selon les CCAG. Le CCAG-FCS, par exemple, prévoit deux mois à compter de l’apparition du différend. Toutefois, votre CCAP peut fixer un délai propre. Lisez-le dès le début du litige et agissez sans attendre.

Par ailleurs, le mémoire doit reprendre les réclamations antérieures qui ne sont pas réglées. Sinon, vous risquez de les perdre définitivement.

Que doit contenir un mémoire en réclamation ?

Un mémoire efficace reste simple et précis. Pour chaque point de désaccord, il doit exposer :

• le motif du différend, avec les faits et les dates ;
• le fondement contractuel : article du CCAP, du CCAG ou ordre de service ;
• le montant réclamé ;
• la justification de ce montant : devis, factures, plannings, constats.

Ce contenu compte beaucoup. En effet, selon l’article 55.3.1, le juge ne peut connaître que des chefs et motifs exposés dans les mémoires. Autrement dit, un point oublié ou non chiffré à ce stade ne pourra pas être ajouté plus tard devant le tribunal.

Les erreurs à éviter

D’abord, n’envoyez pas une simple lettre de mécontentement : sans montant, elle ne vaut pas mémoire. Ensuite, n’adressez pas votre texte au seul maître d’œuvre si le CCAG prévoit un envoi au maître d’ouvrage. Enfin, conservez la preuve de la date d’envoi.

Comment le maître d’ouvrage doit-il répondre ?

Après avis du maître d’œuvre, le maître d’ouvrage vous notifie une décision motivée. Il dispose de 30 jours à compter de la réception du mémoire (article 55.1.2). S’il garde le silence, sa réponse équivaut à un rejet.

Ensuite, deux voies s’ouvrent. D’une part, vous pouvez rechercher un règlement amiable : comité consultatif de règlement amiable, médiation ou conciliation. Selon l’article 55.2, saisir le comité ou un médiateur interrompt le délai de recours contentieux. D’autre part, vous pouvez saisir directement le tribunal administratif.

Le mémoire en réclamation ne bloque pas tout le paiement

Un différend ne gèle pas l’ensemble du solde. En effet, lorsque vous contestez le décompte général, le maître d’ouvrage doit d’abord régler les sommes qu’il admet, dans les 30 jours (article 12.4.3 du CCAG-Travaux). Seule la part contestée suit donc la procédure de réclamation. De plus, si ce paiement partiel tarde, des intérêts moratoires peuvent courir : voyez notre article sur les retards de paiement. Enfin, gardez une comptabilité claire, qui distingue les montants admis, contestés et déjà payés.

Le délai de six mois pour saisir le juge

Pour les réclamations liées au décompte général, l’article 55.3.2 fixe un délai de six mois. Il court à partir de la décision du maître d’ouvrage ou de son rejet implicite. Passé ce délai, l’entreprise est réputée accepter la décision : toute réclamation devient irrecevable.

C’est pourquoi il faut noter la date de chaque étape dans un tableau de suivi. Si un doute existe sur un délai, consultez rapidement un conseil.

Cas pratique : des travaux supplémentaires refusés

Une entreprise de VRD réalise, sur ordre de service, un renforcement de chaussée non prévu au marché. Le maître d’ouvrage refuse ensuite de payer le prix nouveau proposé. L’entreprise réserve ce point lors de la signature du décompte général.

Dans les 30 jours, elle envoie un mémoire en réclamation. Il rappelle l’ordre de service, joint le détail du prix et chiffre la demande à 18 400 euros. Faute de réponse sous 30 jours, l’entreprise saisit le comité de règlement amiable. Ainsi, elle interrompt le délai de recours tout en gardant une chance d’accord. Pour la question de fond, lisez notre article sur les prestations supplémentaires.

Côté entreprise : la méthode en quatre temps

• Formalisez le désaccord dès qu’il apparaît, par écrit.
• Chiffrez et justifiez chaque poste.
• Envoyez le mémoire dans le délai, avec preuve de date.
• Suivez les délais de réponse puis de recours.

Enfin, pensez à articuler ce mémoire avec le décompte général et définitif : une signature sans réserve ferme la porte à toute réclamation.

Mémoire en réclamation : à retenir

• Quand le marché vise le CCAG-Travaux, il conditionne l’action devant le juge.
• Contre le décompte général, le délai est de 30 jours après sa notification.
• Chaque point doit être motivé, chiffré et justifié.
• Le silence du maître d’ouvrage pendant 30 jours vaut rejet.
• Pour le décompte, le recours se fait dans les six mois, sous peine de forclusion.