Valeur estimée du besoin : comment la calculer sans risquer le saucissonnage ?

La valeur estimée du besoin détermine la procédure qu’un acheteur public doit suivre : achat sans publicité, procédure adaptée ou procédure formalisée. Une erreur de calcul peut donc rendre tout un marché irrégulier. Le risque le plus courant porte un nom : le saucissonnage, c’est-à-dire le découpage artificiel d’un achat pour rester sous un seuil. Ce guide s’adresse aux acheteurs des collectivités, aux services techniques et aux secrétaires de mairie qui préparent les achats. Il explique les règles du Code de la commande publique, la méthode pour les travaux, les fournitures et les services, et les réflexes pour documenter son calcul.

Pourquoi la valeur estimée du besoin compte autant

Les seuils de procédure s’apprécient toujours au regard de cette valeur. Ainsi, un achat sous le seuil de dispense peut se conclure sans publicité ni mise en concurrence préalables. Au-delà, l’acheteur doit suivre une procédure adaptée, puis une procédure formalisée au-dessus des seuils européens. Notre article sur les nouveaux seuils des marchés publics rappelle les montants applicables.

Le calcul ne se limite donc pas au prix du marché que l’on s’apprête à signer. Il porte sur l’ensemble du besoin, apprécié selon des règles précises.

Valeur estimée du besoin : les règles générales du calcul

Les articles R. 2121-1 et suivants du Code de la commande publique fixent la méthode. Le site marche-public.fr en propose une présentation article par article.

• L’acheteur retient le montant total hors taxes.
• Il inclut les options, les reconductions et les primes éventuelles.
• Il additionne tous les lots de la consultation.
• Il apprécie la valeur au moment de l’envoi de l’avis ou du lancement de la consultation.

Par ailleurs, l’article R. 2121-4 interdit de scinder les achats ou d’utiliser une méthode de calcul pour échapper aux règles applicables. Cette interdiction vise autant le découpage dans le temps que le découpage entre services.

Plusieurs services, un seul acheteur

Lorsque l’acheteur compte plusieurs unités opérationnelles, l’article R. 2121-2 retient en principe la valeur totale pour l’ensemble de ces unités. Une exception existe lorsqu’une unité gère de façon autonome ses marchés ou certaines catégories d’achats. Dans une commune, la mairie, les écoles et les services techniques forment donc en général un seul acheteur.

Valeur estimée du besoin en travaux : raisonner par opération

Pour les travaux, l’article R. 2121-5 retient la valeur de tous les travaux d’une même opération. Les fournitures et services nécessaires à leur exécution s’y ajoutent. Une opération désigne un ensemble de travaux qui présente une unité fonctionnelle, technique ou économique, dans une période et un périmètre limités.

Ainsi, la rénovation d’une salle des fêtes forme une seule opération, même si l’acheteur prévoit plusieurs lots : maçonnerie, électricité, menuiseries. Le seuil s’apprécie donc sur le total. L’allotissement organise la mise en concurrence, mais il ne réduit pas la valeur à prendre en compte.

Fournitures et services : catégories homogènes et besoins réguliers

Pour les fournitures et les services, l’article R. 2121-6 additionne les prestations homogènes. Elles le sont soit par leurs caractéristiques propres, soit parce qu’elles forment une unité fonctionnelle. En pratique, beaucoup d’acheteurs s’appuient sur une nomenclature interne pour regrouper les achats d’une même famille.

Les besoins réguliers

L’article R. 2121-7 traite des besoins réguliers, comme les fournitures de bureau ou l’entretien des espaces verts. L’acheteur retient alors l’une de deux méthodes. Soit il prend les montants exécutés au cours des douze mois ou de l’exercice précédents. Soit il estime la valeur des douze mois ou de l’exercice qui suivent la conclusion du marché. Il a cependant intérêt à conserver la même méthode d’une année sur l’autre.

Le cas des accords-cadres

Pour un accord-cadre, l’article R. 2121-8 retient la valeur maximale estimée de l’ensemble des marchés ou bons de commande envisagés pendant toute sa durée. Un accord-cadre de quatre ans se calcule donc sur quatre ans. De même, un marché à tranches intègre toutes ses tranches optionnelles.

Cas pratique : l’entretien des espaces verts d’une commune

Une commune de 8 000 habitants commande chaque année des prestations d’entretien d’espaces verts. Le service technique passe trois bons de commande à des entreprises différentes, pour 25 000, 18 000 et 22 000 euros HT. Pris un par un, chaque achat paraît modeste.

Pourtant, il s’agit de prestations homogènes et régulières. La valeur estimée du besoin atteint donc 65 000 euros HT sur un an. Si la commune veut un contrat de trois ans, elle raisonne sur l’ensemble de la durée. Elle lance donc une consultation unique, par exemple un accord-cadre à bons de commande, selon la procédure correspondant au total. Avant cela, un sourcing permet d’affiner l’estimation des prix.

Côté acheteur : documenter son calcul

D’abord, conservez une note qui explique la méthode retenue et les montants utilisés. Ensuite, recensez chaque année les dépenses par famille d’achat, tous services confondus. Puis vérifiez avant chaque achat si la même famille a déjà été commandée. Enfin, en cas de doute, retenez l’hypothèse la plus prudente. Cette note sera précieuse en cas de contrôle du comptable public, de la chambre régionale des comptes ou du juge.

Côté entreprise : pourquoi cela vous concerne

Une entreprise peut repérer un achat découpé de façon artificielle. Si elle s’estime écartée d’une procédure qui aurait dû faire l’objet d’une publicité, elle peut interroger l’acheteur. Elle peut aussi, dans certains cas, engager un recours, comme le référé précontractuel avant la signature. De plus, connaître ces règles aide à anticiper les consultations récurrentes d’une collectivité.

Valeur estimée du besoin : à retenir

• Elle détermine la procédure et se calcule en montant total hors taxes.
• Options, reconductions, primes et lots s’additionnent.
• En travaux, on raisonne par opération, fournitures nécessaires comprises.
• En fournitures et services, on additionne les prestations homogènes.
• Le découpage artificiel pour éviter un seuil est interdit.