Rejet des fournitures non conformes : comment l’acheteur doit-il procéder ?

Le rejet des fournitures non conformes est une décision fréquente, mais souvent mal conduite. Des cartons arrivent incomplets, un matériel ne correspond pas au cahier des charges ou un équipement présente un défaut. L’acheteur public peut-il refuser la livraison sur-le-champ ? Le CCAG-FCS 2021 encadre précisément ce cas, avec quatre décisions possibles : admission, ajournement, réfaction ou rejet. Chacune suppose une procédure et des délais. Cet article s’adresse aux acheteurs des collectivités et des établissements publics. Il aide aussi les fournisseurs à comprendre leurs droits lorsqu’une livraison est contestée.

Rejet des fournitures : d’abord vérifier quel texte s’applique

Le Code de la commande publique ne fixe pas lui-même la procédure de rejet. Celle-ci dépend donc des documents contractuels. Le plus souvent, le CCAP renvoie au CCAG des marchés de fournitures courantes et de services (CCAG-FCS 2021). Ce cahier ne s’applique toutefois que si le marché le vise expressément. De plus, le CCAP peut y déroger sur certains points. Avant toute décision, l’acheteur relit donc les clauses relatives aux vérifications et aux opérations de réception.

Les développements qui suivent décrivent l’article 30 du CCAG-FCS 2021, tel que le reprend marche-public.fr. Si votre marché vise une autre version ou un autre CCAG, les délais peuvent différer.

Les quatre décisions possibles après les vérifications

L’admission

L’acheteur prononce l’admission lorsque les fournitures répondent aux stipulations du marché, sous réserve des vices cachés. En l’absence de décision, le CCAG-FCS prévoit une admission tacite à l’issue d’un délai de 15 jours après la livraison. Par conséquent, un service qui laisse traîner le contrôle risque d’admettre une livraison défectueuse sans le vouloir.

L’ajournement

Lorsque les fournitures ne peuvent être admises qu’après une mise au point, l’acheteur peut ajourner l’admission par une décision motivée. Il invite alors le titulaire à représenter les fournitures dans un délai de 15 jours. Le titulaire doit ensuite accepter dans les 10 jours suivant la notification. À défaut, l’acheteur dispose de 15 jours pour admettre avec réfaction ou rejeter, et son silence vaut rejet.

La réfaction

Si les fournitures ne sont pas entièrement conformes mais restent utilisables, l’acheteur peut les admettre avec une réduction de prix. Cette réfaction doit être proportionnelle aux imperfections constatées et motivée. Notre article sur la réfaction dans les marchés de fournitures et services détaille ce mécanisme.

Le rejet des fournitures

Enfin, lorsque les fournitures ne peuvent pas être admises en l’état, l’acheteur prononce leur rejet, total ou partiel. Ce rejet des fournitures suit une procédure contradictoire, présentée ci-dessous.

Comment prononcer le rejet des fournitures sans fragiliser sa décision

Le rejet n’est jamais un simple refus oral au quai de livraison. D’abord, le service constate les défauts par écrit, avec photos, bon de livraison annoté et référence à la clause méconnue. Ensuite, l’acheteur informe le titulaire et l’invite à présenter ses observations. Puis il notifie une décision motivée. Le titulaire doit alors exécuter à nouveau la prestation. Il dispose en outre de 30 jours après la notification pour enlever les fournitures rejetées. Passé ce délai, l’acheteur peut les faire évacuer ou détruire aux frais du titulaire.

Attention toutefois à un cas particulier. Si le défaut provient de matériaux remis par l’acheteur lui-même, celui-ci ne peut pas rejeter lorsque le titulaire a signalé le problème à temps et que l’acheteur a décidé de les utiliser malgré tout.

Cas pratique : des chaises scolaires livrées dans le mauvais coloris et avec des pieds instables

Une commune commande 120 chaises pour ses écoles. À la livraison, l’agent constate que 40 chaises présentent des pieds instables et que toutes sont d’un coloris différent de celui du bon de commande. Le service distingue alors deux défauts. Pour les pieds instables, la sécurité des enfants est en jeu : l’acheteur prononce donc le rejet partiel des 40 chaises, après avoir recueilli les observations du fournisseur. Pour le coloris, les chaises restent utilisables : la commune choisit une admission avec réfaction de 5 %, motivée par l’écart esthétique. Le fournisseur remplace les 40 chaises et récupère les modèles rejetés dans le délai prévu.

Rejet des fournitures et paiement : ce qui change

Le rejet a aussi des effets financiers. En effet, l’acheteur ne paie que les fournitures admises, éventuellement avec réfaction. Les fournitures rejetées n’ouvrent donc pas droit au paiement tant que le titulaire ne les a pas remplacées. Toutefois, l’acheteur doit traiter sans délai la facture des fournitures conformes de la même livraison. Ainsi, le service gestionnaire indique clairement, dans sa décision, les quantités admises et les quantités rejetées. De plus, il conserve une copie du procès-verbal avec la facture. Cette rigueur évite un litige sur le délai de paiement et les intérêts moratoires.

Côté acheteur : les bons réflexes

• vérifier les fournitures dès la réception, sans attendre la fin du délai d’admission tacite ;
• documenter chaque défaut et le rattacher à une clause précise ;
• recueillir les observations du titulaire avant toute décision défavorable ;
• motiver la décision et la notifier par un moyen traçable ;
• suspendre le paiement des seules fournitures non admises.

Ensuite, en cas de retard dans le remplacement, des pénalités de retard peuvent s’appliquer selon les clauses du marché. Dans un accord-cadre à bons de commande, chaque bon fait l’objet de sa propre vérification.

Côté fournisseur : réagir au rejet des fournitures

Le fournisseur lit d’abord la motivation et vérifie la clause invoquée. S’il conteste, il présente ses observations dans le délai indiqué, avec ses propres preuves : fiche technique, procès-verbal de contrôle, échanges préalables. En revanche, il évite de laisser passer le délai d’enlèvement. Enfin, s’il estime la décision infondée, il peut engager la procédure de règlement des différends prévue par le CCAG-FCS.

Rejet des fournitures : à retenir

• La procédure dépend du CCAG visé et du CCAP : relisez-les d’abord.
• Le CCAG-FCS 2021 prévoit admission, ajournement, réfaction ou rejet.
• Un contrôle tardif peut aboutir à une admission tacite.
• Le rejet exige une décision motivée, après observations du titulaire.
• Le titulaire doit remplacer les fournitures et enlever celles qui sont rejetées.