Changement de dénomination sociale du titulaire : faut-il un avenant ?

Le changement de dénomination sociale du titulaire arrive souvent sans prévenir dans un service marchés. Une facture arrive au nom d’une société inconnue, avec le même numéro SIREN. Ou bien le titulaire annonce par courriel qu’il « change de nom » après un rachat. Faut-il alors un avenant de transfert, un simple avenant ou un certificat administratif ? Cet article s’adresse d’abord aux acheteurs publics : gestionnaires de marchés, services financiers et DGS. Il aide aussi les entreprises titulaires à préparer le bon dossier. La réponse dépend d’une seule question : la personne morale reste-t-elle la même ?

Changement de dénomination sociale ou changement de titulaire ?

Même société, nouveau nom

La dénomination sociale est le nom de la société. Elle peut changer sans que la société disparaisse. Le numéro SIREN reste alors le même, tout comme la personne morale qui a signé le marché. Dans ce cas, aucun nouvel opérateur ne remplace le titulaire. Le contrat continue donc avec la même entreprise, sous un autre nom.

Nouvelle société : un autre régime

À l’inverse, la cession du marché à une autre personne morale relève de l’avenant de transfert. Le code de la commande publique vise en effet le cas où « un nouveau titulaire se substitue au titulaire initial » (article R2194-6). Comme le rappelle la fiche consacrée à l’avenant de transfert, le tiers s’entend d’une personne morale distincte du titulaire initial. Pour ce cas, lisez notre article sur la cession d’un marché public après fusion ou rachat.

Quel acte pour un changement de dénomination sociale ?

Pour un simple changement de nom, la pratique admet qu’un avenant n’est pas nécessaire. Plusieurs guides pratiques recommandent de prendre acte du nouveau nom par un certificat administratif transmis au comptable public. Ce document constate le changement et permet de payer les factures au nouveau nom.

Toutefois, aucun texte ne fixe un modèle obligatoire. Certains acheteurs préfèrent donc un avenant « sans incidence financière », surtout si d’autres points changent en même temps. Le choix dépend aussi des habitudes du comptable public. Il est donc utile de l’interroger avant de rédiger l’acte.

Les pièces à demander au titulaire

• L’extrait de la publication dans un journal d’annonces légales.
• La décision de l’assemblée qui a modifié les statuts.
• Le numéro SIREN, pour vérifier qu’il n’a pas changé.
• Un relevé d’identité bancaire au nouveau nom, si le compte change.

Par ailleurs, l’acheteur peut vérifier lui-même les données sur l’annuaire des entreprises de l’administration.

Cas pratique : la facture au nom d’une société « inconnue »

Une commune reçoit sur Chorus Pro une facture d’entretien des espaces verts. Le fournisseur porte un nouveau nom, mais le SIREN correspond au titulaire. Le gestionnaire demande d’abord au titulaire l’annonce légale et la décision de l’assemblée. Il vérifie ensuite le SIREN sur l’annuaire des entreprises.

Ainsi, tout concorde : la société reste la même. Le service rédige alors un certificat administratif qui prend acte du nouveau nom et le transmet au comptable avec les pièces. La facture peut ensuite être payée dans le délai légal. Si la facture avait été rejetée, notre article sur la facture rejetée dans Chorus Pro donne la marche à suivre.

Côté acheteur : les points de vigilance

D’abord, ne confondez pas changement de nom et changement d’entreprise. Un nouveau SIREN signale une autre personne morale. Dans ce cas, un avenant de transfert et une vérification des capacités du repreneur s’imposent.

Ensuite, regardez ce qui change en même temps. Un changement de forme juridique, de siège ou de compte bancaire peut accompagner le nouveau nom. Pour le compte bancaire, relisez notre article sur le changement de RIB du titulaire. Enfin, mettez à jour le nom dans les outils de gestion et dans Chorus Pro, afin d’éviter des rejets de factures.

Faut-il consulter la commission d’appel d’offres ?

En principe, non. Le certificat administratif n’est pas un avenant : il constate seulement un fait. Et même si l’acheteur choisit un avenant, celui-ci n’a aucune incidence financière. Or l’avis de la commission d’appel d’offres vise, pour les collectivités, les avenants qui augmentent le montant du marché de plus de 5 %. Notre article sur l’avis de la CAO sur un avenant détaille cette règle. Cependant, si le changement de nom cache une vraie modification du contrat, l’analyse change entièrement. Il faut alors examiner chaque modification au regard des règles du code de la commande publique.

Côté entreprise : informer tôt et proprement

Le titulaire doit informer l’acheteur dès la publication du changement. Il joint les pièces listées plus haut et précise que le SIREN ne change pas. De plus, il doit signaler en même temps tout autre changement, par exemple une nouvelle adresse de facturation. Cette démarche évite des factures bloquées et des retards de paiement.

En cas de rachat, en revanche, l’entreprise doit vérifier si une nouvelle société reprend le marché. Si c’est le cas, elle prépare le dossier d’avenant de transfert avant toute facturation au nom du repreneur.

Enfin, pensez aux sous-traitants et aux cotraitants. Un changement de nom d’un membre du groupement doit aussi être signalé au mandataire, puis à l’acheteur, avec les mêmes justificatifs. Ainsi, les paiements directs et les factures du groupement restent cohérents.

Changement de dénomination sociale : à retenir

• Un simple changement de nom ne crée pas de nouveau titulaire.
• L’avenant de transfert vise seulement une autre personne morale.
• Un certificat administratif permet en pratique de prendre acte du nom.
• Vérifiez le SIREN et demandez l’annonce légale avant tout paiement.
• Interrogez le comptable public sur l’acte qu’il attend.