Kbis marché public : l’acheteur peut-il encore l’exiger ?

Le Kbis marché public reste l’une des pièces les plus demandées… alors qu’il n’est plus exigible depuis plusieurs années. Beaucoup de règlements de consultation le citent encore. Et de nombreuses PME perdent du temps à commander un extrait récent avant chaque réponse. Que dit vraiment le code de la commande publique ? Que doit fournir l’entreprise à la candidature, puis à l’attribution ? Cet article s’adresse d’abord aux entreprises candidates, notamment aux TPE et PME. Il aide aussi les acheteurs à mettre à jour leurs modèles de règlement de consultation. Voici la règle, les exceptions et les bons réflexes.

Le Kbis marché public n’est plus exigible depuis 2021

Deux décrets du 21 mai 2021 ont supprimé l’obligation de fournir un extrait Kbis, à compter du 1er novembre 2021. Depuis, l’article R2143-9 du code de la commande publique prévoit que le candidat « produit son numéro unique d’identification », c’est-à-dire son numéro SIREN. L’acheteur consulte ensuite lui-même les informations disponibles. Le site marche-public.fr détaille cette suppression du Kbis.

En pratique, l’acheteur vérifie l’immatriculation sur l’annuaire des entreprises de l’administration. Il y trouve l’existence de la société, son siège, ses dirigeants et, le cas échéant, une procédure collective. Ainsi, le candidat n’a plus à joindre de document payant.

Les exceptions à connaître

• Le candidat établi à l’étranger produit un document équivalent délivré par l’autorité de son pays.
• Le candidat en redressement judiciaire fournit la copie du ou des jugements prononcés.
• En cas d’impossibilité technique d’accéder aux données, un extrait d’immatriculation peut être demandé.

Que fournir à la candidature à la place du Kbis ?

Le dossier de candidature repose d’abord sur la déclaration sur l’honneur. L’acheteur accepte en effet cette déclaration comme preuve suffisante pour plusieurs cas d’exclusion. Notre article sur la déclaration sur l’honneur détaille son contenu. Ensuite, le candidat indique son SIREN, par exemple dans le DC1 ou dans le DUME.

Par ailleurs, l’entreprise joint les pièces demandées pour ses capacités : chiffre d’affaires, références, moyens humains et techniques. Les formulaires DC1 et DC2 restent facultatifs. L’acheteur ne peut donc pas imposer un formalisme particulier pour ces informations.

Kbis marché public et attribution : ce qui change

Au stade de l’attribution, l’acheteur vérifie que l’attributaire pressenti n’est pas exclu. Pour les obligations fiscales et sociales, il demande les certificats prévus à l’article R2143-7. Il peut aussi demander l’attestation de vigilance de l’Urssaf ; notre article sur l’attestation de vigilance précise sa durée de validité.

En revanche, le Kbis ne sert pas à prouver les pouvoirs du signataire. Si une autre personne que le représentant légal signe le marché, l’acheteur peut demander la délégation de pouvoir ou de signature au moment de l’attribution. Pour l’ensemble des étapes, relisez notre article sur l’attribution avant signature.

Cas pratique : un règlement de consultation qui exige encore un Kbis

Une PME de nettoyage répond à un marché d’une commune. Le règlement de consultation demande « un extrait Kbis de moins de trois mois ». L’entreprise hésite : doit-elle commander l’extrait ou fournir seulement son SIREN ?

D’abord, elle pose la question à l’acheteur via la plateforme, dans le délai prévu pour les questions. Ensuite, elle indique clairement son SIREN dans le DC1. Enfin, si elle le peut, elle joint l’extrait qu’elle possède déjà, sans retarder son dépôt. Cette prudence évite un débat inutile. Toutefois, l’acheteur ne devrait pas écarter une candidature pour le seul défaut de Kbis, puisque le texte prévoit le SIREN. Si une pièce manque vraiment, la régularisation d’une candidature incomplète reste possible dans les conditions du code.

Côté entreprise : les bons réflexes

• Indiquez votre SIREN de façon visible dans chaque dossier de candidature.
• Vérifiez vos données sur l’annuaire des entreprises avant de répondre.
• Gardez vos certificats fiscaux et sociaux à jour pour l’attribution.
• Préparez une délégation de signature si le dirigeant ne signe pas lui-même.

Pourquoi tant de dossiers demandent encore un Kbis ?

D’abord, beaucoup d’acheteurs réutilisent des modèles anciens. La mention du Kbis y figure depuis des années, et personne ne l’a retirée. Ensuite, certains services pensent que le Kbis protège mieux contre la fraude. Or les données publiques de l’annuaire des entreprises proviennent des registres officiels et restent consultables à tout moment, sans frais pour personne. De plus, le Kbis ne dit rien de la régularité fiscale ou sociale de l’entreprise : ce sont les certificats de l’attributaire qui jouent ce rôle.

Enfin, l’habitude vient aussi des marchés privés, où le Kbis reste courant. Dans un marché public, en revanche, la règle est claire : le SIREN suffit dans la grande majorité des cas. Une entreprise qui connaît cette règle gagne ainsi du temps à chaque réponse.

Côté acheteur : mettre à jour ses modèles

Les modèles de règlement de consultation datent parfois d’avant 2021. Il faut donc retirer la mention du Kbis et la remplacer par le numéro SIREN. De plus, il est utile de préciser la liste des pièces demandées à l’attributaire. Cette clarté réduit les questions des candidats et les risques de contentieux. Enfin, une courte phrase dans le règlement suffit : « le candidat indique son numéro SIREN ».

Kbis marché public : à retenir

• Depuis le 1er novembre 2021, le SIREN remplace le Kbis dans la candidature.
• L’acheteur consulte lui-même les données d’immatriculation.
• Exceptions : candidat étranger, redressement judiciaire, impossibilité technique.
• À l’attribution, les certificats fiscaux et sociaux restent exigés.
• Les pouvoirs du signataire se prouvent par une délégation, pas par un Kbis.