Pénalités CCAG-FCS : comment sont-elles calculées, plafonnées et exonérées ?

Les pénalités CCAG-FCS sanctionnent le retard d’un fournisseur ou d’un prestataire de services dans un marché qui se réfère au cahier des clauses administratives générales de 2021. Leur calcul obéit à une formule précise, mais le texte prévoit aussi trois garde-fous souvent oubliés : une procédure contradictoire de quinze jours, un plafond de 10 % et une exonération en dessous de 1 000 €. Bien les connaître permet à l’entreprise de vérifier une retenue, et à l’acheteur d’appliquer des pénalités qui tiendront en cas de contestation. Voici le mode d’emploi, avec des exemples chiffrés.

Pour qui : fournisseurs, prestataires de services, acheteurs publics et services gestionnaires.

Pénalités CCAG-FCS : quel texte s’applique ?

Les règles figurent à l’article 14 du CCAG-FCS de 2021. Elles ne jouent toutefois que si le marché vise ce CCAG. De plus, le CCAP peut y déroger : il peut fixer une autre formule, un autre plafond ou écarter l’exonération. C’est pourquoi il faut toujours lire le CCAP avant de faire le moindre calcul.

L’article 14.1 traite des pénalités pour retard. Par ailleurs, l’article 14.2 prévoit des pénalités spécifiques pour l’indisponibilité du matériel dans les marchés de maintenance, avec leur propre formule.

Comment calculer les pénalités de retard ?

Selon l’article 14.1.1, les pénalités courent à compter du lendemain du jour où le délai contractuel d’exécution a expiré. Leur montant résulte de la formule suivante :

P = V × R / 1 000

• P représente le montant de la pénalité ;
• V représente la valeur des prestations en retard, en prix de base, hors variations de prix et hors TVA ;
• R représente le nombre de jours de retard.

Attention cependant : si le retard d’une partie des prestations rend l’ensemble inutilisable, V correspond alors à la valeur de la totalité des prestations. Par ailleurs, le décompte des jours suit les règles de l’article 3.2 du CCAG : en principe, les jours se comptent en jours calendaires.

Une procédure contradictoire de quinze jours

Avant d’appliquer les pénalités, l’acheteur doit inviter le titulaire, par écrit, à présenter ses observations dans un délai de quinze jours. Ce courrier indique le montant envisagé, les retards concernés et le délai de réponse. Ensuite, l’acheteur applique les pénalités si le titulaire ne répond pas, ou si ses observations ne démontrent pas que le retard ne lui est pas imputable, ni à ses sous-traitants.

Plafond et exonération des pénalités CCAG-FCS

Un plafond de 10 % du montant hors taxes

L’article 14.1.2 limite le montant total des pénalités de retard à 10 % du montant total hors taxes du marché, de la tranche concernée ou du bon de commande. Ce plafond ne concerne donc que les pénalités de retard, et non les autres pénalités que le CCAP pourrait prévoir.

Une exonération en dessous de 1 000 €

L’article 14.1.3 exonère le titulaire des pénalités dont le montant total ne dépasse pas 1 000 € pour l’ensemble du marché. Autrement dit, le texte raisonne sur le total cumulé du marché, et non retard par retard. Ainsi, d’après la lettre du texte, l’exonération cesse de jouer dès que ce total dépasse 1 000 €.

Cas pratique : deux retards, deux résultats

Une commune passe un marché de fournitures de mobilier scolaire de 60 000 € HT, qui vise le CCAG-FCS sans y déroger.

Premier retard. Un lot de chaises d’une valeur de 24 000 € HT arrive avec 12 jours de retard. Le calcul donne 24 000 × 12 / 1 000 = 288 €. Comme le total du marché reste sous 1 000 €, le fournisseur bénéficie de l’exonération.

Second retard. Plus tard, les bureaux, d’une valeur de 30 000 € HT, arrivent avec 30 jours de retard. Cette fois, le calcul donne 900 €. Le total cumulé atteint donc 1 188 €, au-dessus du seuil : l’exonération ne s’applique plus. En revanche, ce total reste très en dessous du plafond de 6 000 €, soit 10 % de 60 000 €.

Dans les deux cas, la commune doit d’abord envoyer l’invitation à présenter des observations sous quinze jours. Si le fournisseur prouve un fait extérieur, par exemple un cas de force majeure, la pénalité tombe.

Côté entreprise : vérifier une retenue

• Vérifiez que le marché vise bien le CCAG-FCS de 2021 et que le CCAP n’y déroge pas.
• Recalculez V en prix de base hors TVA, et R en jours calendaires à partir du lendemain de l’échéance.
• Répondez par écrit dans les quinze jours, avec vos preuves : retard de l’acheteur, commande tardive, événement extérieur.
• Contrôlez le plafond de 10 % et l’exonération de 1 000 €.
• Si le retard vous est imputable mais excusable, demandez une remise des pénalités.

Côté acheteur : appliquer des pénalités solides

Pour l’acheteur, la méthode compte autant que le calcul. D’abord, il conserve la preuve de la date d’échéance et de la date réelle de livraison. Ensuite, il envoie l’invitation écrite prévue par l’article 14.1.1 avant toute retenue. Enfin, il motive sa décision au regard des observations reçues. En cas de désaccord, le titulaire peut engager la procédure de réclamation prévue par le CCAG-FCS. Pour le texte et ses mises à jour, consultez la page de la DAJ sur les CCAG.

Pénalités CCAG-FCS : à retenir

• Formule de base : P = V × R / 1 000, avec V en prix de base hors TVA.
• Avant toute retenue, l’acheteur invite le titulaire à présenter ses observations sous quinze jours.
• Le total des pénalités de retard ne peut dépasser 10 % du montant hors taxes du marché, de la tranche ou du bon de commande.
• Le titulaire est exonéré si le total des pénalités ne dépasse pas 1 000 € pour l’ensemble du marché.
• Le CCAP peut déroger à toutes ces règles : lisez-le en premier.