Personnel clé : le titulaire peut-il remplacer l’expert désigné dans son offre ?

Le personnel clé désigné dans une offre pèse souvent lourd dans le choix de l’acheteur : un chef de projet expérimenté, un ingénieur certifié, un formateur reconnu. Pourtant, en cours de marché, cette personne peut quitter l’entreprise, tomber malade ou changer de poste. Le titulaire doit alors réagir vite, car les CCAG de 2021 encadrent précisément son remplacement. Cet article s’adresse d’abord aux entreprises de services et de prestations intellectuelles. Il intéresse aussi les acheteurs qui reçoivent une proposition de remplaçant. Voici les délais, les pièces à fournir et les risques en cas d’échec.

Personnel clé : de quoi parle-t-on ?

Certains marchés prévoient qu’une personne nommément désignée exécutera tout ou partie des prestations. Souvent, le candidat a présenté son CV dans le mémoire technique, et l’acheteur l’a pris en compte pour noter l’offre. Dès lors, ce nom devient un engagement du titulaire.

Il ne faut pas confondre cette personne avec le représentant du titulaire. L’article 3.4.1 des CCAG 2021 prévoit en effet que le titulaire désigne, dès la notification, une ou plusieurs personnes habilitées à le représenter. Ensuite, l’article 3.4.2 l’oblige à notifier sans délai les changements qui touchent notamment les personnes ayant le pouvoir de l’engager.

Départ du personnel clé : ce que prévoient les CCAG 2021

L’article 3.4.3 des CCAG Fournitures courantes et services, Prestations intellectuelles et Techniques de l’information et de la communication fixe une procédure commune. Elle s’applique lorsque la personne nommément désignée n’est plus en mesure d’accomplir sa tâche. Vous trouverez par exemple le texte du CCAG-FCS sur Légifrance.

Étape 1 : informer l’acheteur sans délai

D’abord, le titulaire informe l’acheteur sans délai. De plus, il prend toutes les dispositions nécessaires pour assurer la poursuite des prestations. Autrement dit, le départ de l’expert ne suspend pas le marché.

Étape 2 : proposer un remplaçant du personnel clé sous trente jours

Ensuite, le titulaire propose un remplaçant disposant de compétences au moins équivalentes. Il communique son nom et son curriculum vitae dans un délai de trente jours à compter de l’envoi de l’information. Le CV doit donc permettre une comparaison claire avec le profil initial.

Étape 3 : la réponse de l’acheteur

L’acheteur dispose de trente jours, à compter de la réception de cette communication, pour récuser le remplaçant. À défaut, le CCAG le considère comme accepté. Si l’acheteur le récuse, sa décision doit être motivée. Le titulaire dispose alors de trente jours pour proposer un autre remplaçant.

Que risque le titulaire si le remplacement échoue ?

Les CCAG prévoient une sanction claire. Lorsque le titulaire ne propose pas de remplaçant, ou lorsque l’acheteur récuse les remplaçants proposés, le marché peut être résilié. Les conditions de cette résiliation figurent dans l’article de chaque CCAG auquel renvoie l’article 3.4.3. Avant d’en arriver là, l’acheteur a tout intérêt à adresser une mise en demeure pour obtenir une proposition.

Pour aller plus loin sur cette sanction, lisez notre article sur la résiliation pour faute. Gardez toutefois à l’esprit que le CCAP peut prévoir ses propres règles, par exemple des pénalités en cas d’absence du personnel clé.

Personnel clé et marché de travaux

La procédure décrite ci-dessus figure dans les CCAG FCS, PI et TIC de 2021. Pour un marché de travaux, reportez-vous donc d’abord au CCAP, qui peut organiser le remplacement du conducteur de travaux ou d’un intervenant désigné. Faute de clause, aucune transposition automatique ne s’impose : la prudence commande alors d’informer l’acheteur par écrit et de lui présenter un profil équivalent.

Cas pratique : le départ d’une cheffe de projet

Un bureau d’études assure l’assistance à maîtrise d’ouvrage d’une communauté d’agglomération, dans un marché qui vise le CCAG-PI. L’offre désignait une cheffe de projet de quinze ans d’expérience. Au sixième mois, elle quitte l’entreprise.

D’abord, le bureau d’études prévient l’acheteur le jour même par courriel, puis par courrier. Ensuite, il confie l’intérim à un ingénieur déjà présent sur la mission. Puis, trois semaines plus tard, il propose une remplaçante de profil comparable, avec son CV et une note qui compare les deux parcours. Faute de récusation dans les trente jours, l’acheteur l’accepte tacitement. Ainsi, la mission se poursuit sans rupture.

Côté entreprise : sécuriser son personnel clé

• Ne désignez dans l’offre que des personnes réellement disponibles.
• Prévoyez en interne un profil de secours pour chaque poste clé.
• Informez l’acheteur dès que le départ est connu, par écrit.
• Joignez au CV une comparaison précise avec le profil initial.
• Notez la date de réception par l’acheteur pour suivre le délai de trente jours.

Par ailleurs, ne présentez pas un profil moins expérimenté en espérant un accord tacite. Une baisse de niveau pourrait en effet soulever une difficulté au regard des règles de modification du marché, surtout si ce profil a compté dans la notation.

Côté acheteur : examiner le remplaçant

L’acheteur compare le CV proposé avec celui de l’offre, critère par critère. S’il refuse, il motive sa décision et la notifie avant la fin du délai de trente jours. De plus, il garde une trace écrite de chaque échange. Enfin, il vérifie si le CCAP prévoit des clauses particulières, qui priment sur le CCAG.

Personnel clé : à retenir

• Le titulaire informe l’acheteur sans délai du départ d’une personne désignée.
• Il propose un remplaçant aux compétences au moins équivalentes sous trente jours.
• Sans récusation motivée dans les trente jours, le remplaçant est accepté.
• En cas d’échec du remplacement, le marché peut être résilié.
• Cette procédure vient des CCAG FCS, PI et TIC 2021 : vérifiez toujours le CCAP.