Groupement de commandes : comment plusieurs acheteurs publics peuvent-ils acheter ensemble ?

Le groupement de commandes permet à plusieurs acheteurs publics de passer ensemble un ou plusieurs marchés, pour acheter mieux et à moindre coût. Une commune et son CCAS, une intercommunalité et ses communes membres ou plusieurs établissements publics peuvent ainsi mutualiser leurs achats. Encore faut-il rédiger une convention solide, désigner un coordonnateur et prévoir le rôle de chacun pendant l’exécution. Ce guide s’adresse aux acheteurs des collectivités, aux DGS et aux élus chargés des finances. Les entreprises y trouveront aussi les points à vérifier lorsqu’elles répondent à un marché passé en groupement. Il présente le cadre légal, les étapes et les pièges à éviter.

Groupement de commandes : ce que prévoit le code

L’article L. 2113-6 du code de la commande publique autorise la constitution de groupements entre des acheteurs afin de passer conjointement un ou plusieurs marchés. Un groupement peut aussi associer des personnes morales de droit privé qui ne sont pas des acheteurs. Dans ce cas, chaque membre applique les règles du code pour les achats réalisés dans le groupement.

Ensuite, l’article L. 2113-7 précise le fonctionnement. La convention constitutive, signée par les membres, définit les règles du groupement. Elle peut confier à un ou plusieurs membres la charge de mener tout ou partie de la procédure de passation ou de l’exécution, au nom et pour le compte des autres.

Une responsabilité solidaire limitée

Le même article organise la responsabilité. Les acheteurs membres sont solidairement responsables des seules opérations menées conjointement en leur nom et pour leur compte, selon la convention. En revanche, chaque membre reste seul responsable des opérations qu’il mène pour lui-même. Par conséquent, la convention doit indiquer clairement qui fait quoi.

Pourquoi monter un groupement de commandes ?

Le premier intérêt est économique. En effet, un volume plus important attire davantage d’offres et améliore souvent les prix. Le deuxième intérêt est administratif : une seule procédure remplace plusieurs consultations. De plus, les petites communes profitent de l’expertise du service achats du coordonnateur.

Cependant, le groupement a aussi des limites. Les besoins des membres doivent rester compatibles. Sinon, le cahier des charges devient trop vague ou trop complexe. Par ailleurs, un marché plus gros peut écarter les PME locales. L’acheteur doit donc réfléchir à l’allotissement, par exemple par territoire ou par famille de produits.

Les étapes pour constituer le groupement

La méthode suit généralement cinq étapes :

1. Recenser les besoins de chaque membre et vérifier leur compatibilité.
2. Choisir le coordonnateur, souvent la collectivité dotée du service achats le plus étoffé.
3. Rédiger la convention constitutive et la faire approuver par chaque membre, selon ses règles propres, par exemple par délibération.
4. Faire signer la convention par tous les membres avant le lancement de la procédure.
5. Lancer la consultation sur la base des besoins agrégés.

Pour choisir la procédure, la valeur estimée s’apprécie en principe sur l’ensemble des besoins couverts par la consultation commune. Notre article sur la valeur estimée du besoin rappelle la méthode de calcul.

Que doit contenir la convention constitutive ?

La convention est la pièce centrale. En pratique, elle précise au minimum :

• l’objet du groupement et les familles d’achats concernées ;
• sa durée, et s’il est permanent ou ponctuel ;
• l’identité du coordonnateur et l’étendue de sa mission ;
• la répartition des tâches entre passation, signature, notification et exécution ;
• la commission d’appel d’offres compétente, le cas échéant ;
• les modalités d’adhésion, de retrait et de partage des frais.

Qui exécute le marché ?

Deux options existent. Soit le coordonnateur signe et notifie le marché pour tous, puis chaque membre l’exécute pour ses propres besoins. Soit le coordonnateur gère aussi l’exécution, par exemple les bons de commande. Dans tous les cas, la convention doit le dire. Sinon, le titulaire ne sait pas à qui adresser ses factures, ce qui retarde les paiements.

Groupement de commandes et commission d’appel d’offres

Pour les collectivités, l’article L. 1414-3 du CGCT prévoit une règle propre. Lorsque le groupement est composé en majorité de collectivités territoriales ou d’établissements publics locaux, une commission d’appel d’offres spécifique est instituée. Elle comprend un représentant élu parmi les membres ayant voix délibérative de la commission de chaque membre qui en dispose. Elle comprend aussi un représentant pour chacun des autres membres. Le représentant du coordonnateur la préside.

Toutefois, la convention peut prévoir que la commission compétente est celle du coordonnateur, si celui-ci en est doté. Cette option simplifie souvent l’organisation. Elle vaut aussi pour les avenants : notre article sur l’avis de la CAO sur un avenant détaille cette étape.

Cas pratique : une commune et son CCAS achètent leurs fournitures

Une commune de 12 000 habitants et son CCAS achètent séparément leurs fournitures de bureau. Le service achats propose un groupement, avec la commune comme coordonnatrice. Le conseil municipal et le conseil d’administration du CCAS approuvent chacun la convention. Celle-ci confie à la commune la passation, la signature et la notification d’un accord-cadre à bons de commande. Chaque membre émet ensuite ses propres bons et paie ses factures.

Grâce à cette organisation, une seule consultation couvre les deux structures. De plus, le titulaire connaît dès le départ ses deux interlocuteurs de facturation. Ce cas est fictif et illustratif.

Côté entreprise : répondre à un marché passé en groupement

Pour le candidat, le groupement change surtout l’exécution. D’abord, lisez le règlement de la consultation : il indique le coordonnateur et la liste des membres. Ensuite, repérez dans le CCAP qui émet les commandes et qui paie. Enfin, vérifiez si les quantités sont réparties par membre. Ces informations conditionnent votre organisation logistique et votre trésorerie. Pour choisir la forme d’accord-cadre, notre comparatif entre marchés subséquents et bons de commande vous sera utile.

Groupement de commandes : à retenir

• Le code autorise plusieurs acheteurs à passer ensemble un ou plusieurs marchés (articles L. 2113-6 et L. 2113-7).
• Une convention signée par tous les membres définit les règles et désigne le coordonnateur.
• La responsabilité solidaire ne porte que sur les opérations menées en commun.
• Pour les collectivités, une commission d’appel d’offres propre ou celle du coordonnateur est compétente.
• La convention doit préciser qui exécute et qui paie le marché.