Prestation hors bordereau : comment la commander dans un accord-cadre à bons de commande ?

Commander une prestation hors bordereau dans un accord-cadre à bons de commande est une tentation fréquente : le service a besoin d’un article absent du bordereau des prix unitaires (BPU), et le titulaire propose de le livrer tout de suite. Pourtant, le bon de commande ne peut pas créer un prix qui n’existe pas dans le contrat. Cet article s’adresse d’abord aux acheteurs publics (services achats, services techniques, DGS). Il intéresse aussi les entreprises titulaires, qui risquent un retard de paiement si la commande est irrégulière. Voici comment traiter la demande sans fragiliser l’achat.

Pourquoi le bon de commande ne suffit pas

D’abord, rappelons le rôle du bon de commande. Selon l’article R. 2162-13 du Code de la commande publique, les bons de commande sont des documents écrits qui précisent celles des prestations, décrites dans l’accord-cadre, dont l’exécution est demandée, et en déterminent la quantité. Ensuite, l’article R. 2162-14 précise qu’ils sont émis sans négociation ni remise en concurrence, selon les modalités prévues par l’accord-cadre.

Autrement dit, le bon de commande exécute le contrat ; il ne le complète pas. Par conséquent, un article absent du BPU n’a pas de prix contractuel. Le commander par simple bon revient donc à modifier l’accord-cadre sans le dire. En pratique, le comptable public peut d’ailleurs bloquer le paiement si le prix facturé ne correspond à aucune pièce du marché.

Prestation hors bordereau : vérifier d’abord le contrat

Avant toute démarche, relisez les pièces contractuelles. En effet, certains accords-cadres prévoient déjà une solution. Par exemple, le CCAP peut organiser la commande d’articles d’un catalogue avec un taux de remise fixé dans l’offre. De même, il peut décrire une procédure pour fixer un prix nouveau à partir des prix existants.

Si une telle clause existe, elle vaut clause de réexamen au sens de l’article R. 2194-1 du code. Dans ce cas, le marché peut être modifié quel que soit le montant, à condition que la clause soit claire et précise. Elle doit indiquer le champ, la nature des modifications possibles et leurs conditions d’usage. Si la clause reste vague, en revanche, elle ne vous protège pas.

Prestation hors bordereau : les solutions si le contrat ne prévoit rien

Lorsque le contrat est muet, la prestation hors bordereau suppose une modification du marché. Le code en prévoit plusieurs cas. Il faut donc choisir le bon fondement et le formaliser par écrit, en général par avenant.

La modification de faible montant

C’est souvent la voie la plus simple. Selon l’article R. 2194-8, le marché peut être modifié lorsque le montant de la modification reste inférieur aux seuils européens et à 10 % du montant initial pour les fournitures et services. Pour les travaux, la limite est de 15 %. De plus, l’article R. 2194-9 impose de cumuler les modifications successives fondées sur ce texte. Ainsi, plusieurs petits ajouts peuvent finir par dépasser le plafond.

La modification non substantielle

Par ailleurs, l’article R. 2194-7 autorise les modifications non substantielles, quel que soit leur montant. Toutefois, une modification devient substantielle notamment si elle change l’équilibre économique en faveur du titulaire ou si elle modifie considérablement l’objet du marché. Un nouveau produit sans lien avec le besoin initial pose donc problème.

Les prestations supplémentaires devenues nécessaires

Enfin, l’article R. 2194-2 vise les prestations supplémentaires devenues nécessaires, lorsqu’un changement de titulaire est impossible pour des raisons économiques ou techniques. Dans ce cas, chaque modification ne peut dépasser 50 % du montant du marché initial (article R. 2194-3). Ce fondement reste exigeant : il faut pouvoir le justifier.

Quand faut-il une nouvelle consultation ?

Si aucun fondement ne tient, l’acheteur doit acheter la prestation par une procédure distincte. Dans ce cas, il calcule la valeur estimée du besoin selon les règles habituelles, sans découper artificiellement ses achats. Pour cela, notre guide sur la valeur estimée du besoin détaille la méthode. Ensuite, si le besoin est récurrent, mieux vaut l’intégrer au prochain accord-cadre.

Attention aussi au plafond de l’accord-cadre. Si le montant maximum est déjà atteint, aucune commande nouvelle n’est possible sur son fondement, comme l’explique notre article sur le montant maximum d’un accord-cadre atteint.

Cas pratique : une prestation hors bordereau dans une commune

Une commune a conclu un accord-cadre de fournitures de mobilier urbain d’un montant initial de 120 000 € HT. Le service voirie veut commander douze arceaux vélos d’un modèle absent du BPU, pour 4 800 € HT. Le titulaire propose de les livrer sur simple bon de commande.

D’abord, l’acheteur relit le CCAP : aucune clause de catalogue n’existe. Ensuite, il vérifie le montant : 4 800 € représentent 4 % du montant initial, sous les seuils européens. Aucune autre modification de faible montant n’a été passée. Il signe donc un avenant qui crée le prix unitaire. Puis il émet le bon de commande sur cette base. Ainsi, la facture correspond à un prix contractuel et le paiement n’est pas bloqué.

Côté acheteur : anticiper toute prestation hors bordereau

Pour éviter ces situations, rédigez dès l’origine un BPU complet et, si le besoin est évolutif, une clause de réexamen précise. Ensuite, tenez un tableau de suivi des avenants pour respecter les cumuls. Enfin, refusez toute livraison avant la signature de l’avenant. Pour le cadre général, consultez notre dossier sur la modification d’un marché public en cours d’exécution.

Côté entreprise : se protéger avant de livrer

Le titulaire a lui aussi intérêt à la prudence. En effet, livrer sans prix contractuel l’expose à un refus de paiement ou à une longue discussion. Demandez donc un avenant ou une décision écrite avant de livrer. Si une commande vous semble sortir du contrat, notre article sur le bon de commande contesté ou refusé vous aide à réagir.

Prestation hors bordereau : à retenir

• Le bon de commande exécute l’accord-cadre ; il ne peut pas créer de prix nouveau.
• Vérifiez d’abord si le CCAP prévoit une clause de catalogue ou de prix nouveaux.
• Sinon, passez par une modification écrite : faible montant, non substantielle ou prestations supplémentaires.
• Additionnez les modifications de faible montant pour respecter les plafonds.
• À défaut de fondement, lancez une consultation distincte.