Produit discontinué : le titulaire d’un marché de fournitures peut-il livrer un modèle équivalent ?

Un produit discontinué en cours d’exécution d’un marché de fournitures place le titulaire dans une situation délicate. Le fabricant arrête une référence, mais le bordereau de prix et le cahier des charges désignent toujours ce modèle. Faut-il livrer le successeur, attendre, ou demander un avenant ? Cet article s’adresse d’abord aux entreprises titulaires (PME, distributeurs, fabricants). Il aide aussi les acheteurs publics à accepter un remplacement sans fragiliser le contrat. En résumé, la règle est simple : pas de substitution sans accord écrit de l’acheteur.

Pourquoi on ne remplace pas un produit de sa propre initiative

Le titulaire doit livrer des fournitures conformes aux stipulations du marché. Or, un autre modèle, même meilleur, ne correspond plus exactement à la référence prévue. Par conséquent, l’acheteur peut refuser la livraison. Selon le contrat, il peut aussi appliquer une réfaction ou des pénalités de retard. Ces mécanismes figurent dans le CCAP et, lorsque le marché s’y réfère, dans le CCAG-FCS.

Pour en savoir plus sur ces sanctions, consultez nos articles sur le rejet des fournitures non conformes et sur la réfaction. Dans tous les cas, la livraison d’un modèle différent sans accord reste donc un pari risqué.

Produit discontinué : alerter l’acheteur sans attendre

Dès que le fabricant annonce l’arrêt, prévenez l’acheteur par écrit. Ensuite, joignez l’annonce du fabricant, la date de fin de disponibilité et le stock restant. En effet, une alerte précoce montre votre bonne foi. Elle laisse aussi le temps de trouver une solution avant la prochaine commande.

Puis, proposez un modèle de remplacement. Pour cela, préparez un tableau comparatif : caractéristiques techniques, normes, garanties, délais et prix. De plus, indiquez clairement les différences, même minimes. Ainsi, l’acheteur peut décider en connaissance de cause.

Enfin, pensez aux commandes déjà émises. Si un bon de commande en cours porte sur l’ancien modèle, signalez-le aussi. En effet, l’acheteur pourra choisir entre une livraison sur le stock restant, un report ou le modèle de remplacement une fois l’accord signé. Cette précision évite qu’un retard de livraison vous soit reproché alors que la cause vient du fabricant.

Produit discontinué : comment l’acheteur peut accepter le remplacement

Le remplacement modifie le contrat. Il doit donc reposer sur l’un des cas prévus aux articles R. 2194-1 et suivants du Code de la commande publique.

Une clause d’évolution déjà prévue

D’abord, vérifiez le CCAP. En effet, certains marchés de fournitures contiennent une clause d’évolution technologique ou de substitution. Si elle est claire et précise, elle vaut clause de réexamen au sens de l’article R. 2194-1. Dans ce cas, l’acheteur applique simplement la procédure prévue. Pour rédiger ce type de clause, voir notre guide sur la clause de réexamen.

Une modification non substantielle ou de faible montant

Sans clause, l’acheteur peut s’appuyer sur l’article R. 2194-7 si la modification n’est pas substantielle. Toutefois, elle devient substantielle notamment si elle change l’équilibre économique en faveur du titulaire. Un modèle équivalent au même prix passe donc plus facilement qu’un modèle plus cher. Par ailleurs, l’article R. 2194-8 autorise les modifications inférieures aux seuils européens et à 10 % du montant initial pour les fournitures. Enfin, ces montants se cumulent (article R. 2194-9).

La forme de l’accord

En pratique, l’accord prend la forme d’un avenant ou d’une décision écrite selon ce que prévoit le contrat. Surtout, le nouveau modèle doit apparaître dans les pièces du marché. Sinon, chaque facture risque un rejet, faute de prix contractuel correspondant.

Et si le remplaçant coûte plus cher ?

C’est le point le plus délicat. En principe, le prix du marché ne bouge que selon ses clauses de prix. Autrement dit, la hausse liée au nouveau modèle ne s’impose pas à l’acheteur. Le titulaire peut proposer de maintenir le prix initial, ce qui facilite l’accord. À défaut, l’acheteur doit vérifier que la hausse reste compatible avec les cas de modification du code. Si aucun fondement n’existe, il pourra devoir remettre le besoin en concurrence.

Cas pratique : des écrans arrêtés par le fabricant

Une PME titulaire d’un accord-cadre de matériel informatique apprend que le modèle d’écran du BPU sera arrêté dans deux mois. Elle écrit aussitôt au service achats et joint l’annonce du fabricant. Ensuite, elle propose le modèle suivant, aux caractéristiques égales ou supérieures, au même prix unitaire.

L’acheteur relit le CCAP : une clause d’évolution technologique existe et prévoit une acceptation écrite. Il valide donc la substitution par décision, qui modifie la ligne du BPU. Ainsi, les bons de commande suivants désignent le nouveau modèle et les factures passent sans difficulté. Le produit discontinué n’a donc causé ni retard ni pénalité.

Côté entreprise : sécuriser le remplacement d’un produit discontinué

Pour résumer, gardez une trace écrite de chaque étape. D’abord, l’alerte ; ensuite, la proposition chiffrée ; enfin, l’accord signé. Ne livrez jamais le nouveau modèle avant cet accord. De plus, si un retard survient malgré vos efforts, documentez la cause : notre article sur les pénalités CCAG-FCS explique les possibilités d’exonération.

Côté acheteur : accepter sans fragiliser

De son côté, l’acheteur doit vérifier l’équivalence réelle du modèle proposé. Puis, il identifie le fondement de la modification et la formalise. Enfin, il anticipe : une clause d’évolution dans les prochains marchés évite ces blocages. Pour le cadre général, voir notre dossier sur la modification d’un marché public en cours d’exécution.

Produit discontinué : à retenir

• Ne remplacez jamais un modèle sans accord écrit de l’acheteur.
• Alertez l’acheteur dès l’annonce du fabricant, preuves à l’appui.
• Proposez un modèle équivalent avec un tableau comparatif et, si possible, au même prix.
• L’acheteur s’appuie sur une clause d’évolution ou sur les cas de modification du code.
• Faites figurer le nouveau modèle dans les pièces du marché pour sécuriser le paiement.