Absence aux réunions de chantier : la pénalité est-elle toujours due ?

Les réunions de chantier rythment tout marché de travaux : chaque semaine, le maître d’œuvre réunit les entreprises pour suivre l’avancement, régler les difficultés et diffuser ses consignes. Mais que se passe-t-il quand une entreprise ne vient pas ? Beaucoup de CCAP prévoient une pénalité forfaitaire par absence, parfois découverte seulement au moment du décompte. Elle n’est pourtant pas automatique. Cet article s’adresse d’abord aux entreprises titulaires, notamment aux PME du second œuvre qui interviennent sur plusieurs chantiers. Il aide aussi les acheteurs et les maîtres d’œuvre à appliquer ces pénalités sans risque de contestation.

Absence aux réunions de chantier : une pénalité seulement si le marché la prévoit

Le CCAG-Travaux de 2021 organise les pénalités dans son article 19. Il traite notamment des pénalités de retard et de la remise des documents d’exécution. Il ne fixe en revanche aucune pénalité pour absence aux réunions. Or ces règles ne s’étendent pas, d’elles-mêmes, aux autres manquements du titulaire. Par conséquent, cette sanction n’existe que si le CCAP ou un autre document particulier du marché la prévoit.

La fiche de la direction des affaires juridiques consacrée aux pénalités dans les contrats de la commande publique le rappelle. Si une clause ne prévoit pas précisément ce cas, l’absence ne peut pas donner lieu à pénalité. La fiche cite à ce sujet un arrêt de la cour administrative d’appel de Nancy (30 septembre 2014, n° 13NC00041).

Réunions de chantier : les conditions pour appliquer la pénalité

Une clause précise

D’abord, la clause doit viser clairement l’absence aux réunions de chantier et fixer le montant ou le mode de calcul. Ensuite, elle peut préciser qui doit être présent, par exemple le conducteur de travaux ou un représentant habilité.

Une convocation régulière

Ensuite, le maître d’œuvre doit avoir convoqué l’entreprise. Ainsi, dans l’affaire jugée à Nancy en 2014, le juge n’a admis la pénalité que lorsque le maître d’œuvre avait effectivement convoqué le titulaire. En pratique, le maître d’œuvre doit pouvoir produire la convocation ou le calendrier des réunions diffusé aux entreprises.

Une preuve de l’absence

Enfin, l’acheteur doit établir l’absence. Le compte rendu de réunion, avec sa liste de présence, constitue la preuve la plus courante. Sur sa valeur, lisez notre article sur le compte rendu de chantier.

Ce que montre la jurisprudence

Les juges appliquent ces clauses lorsqu’elles sont claires. Par exemple, la cour administrative d’appel de Douai (31 octobre 2018, n° 16DA01167) a validé l’intégration au décompte de pénalités de 250 euros HT par absence prévues au CCAP. Elle a ainsi retenu dix absences injustifiées, soit 2 500 euros HT, que l’entreprise ne contestait pas sérieusement.

Par ailleurs, une pénalité contractuelle s’applique sans que l’acheteur ait à prouver un préjudice. Toutefois, le juge peut la modérer si son montant est manifestement excessif au regard du montant du marché. Notre article sur les pénalités manifestement excessives détaille ce mécanisme.

Cas pratique : un plombier absent à six réunions

Une PME de plomberie titulaire du lot sanitaires d’une crèche intervient aussi sur deux autres chantiers. Pendant la phase de gros œuvre, elle ne se rend pas à six réunions hebdomadaires, estimant que son lot n’est pas encore concerné. Au décompte, le maître d’œuvre retient six pénalités de 150 euros, comme le prévoit le CCAP.

D’abord, l’entreprise vérifie la clause : elle vise bien les absences « sans excuse préalable ». Ensuite, elle relit les comptes rendus. Deux réunions ne la convoquaient pas, car seul le gros œuvre était invité. Elle conteste donc ces deux pénalités, preuves à l’appui, dans un mémoire en réclamation. Les quatre autres absences, non excusées, restent dues. Ce cas est fictif et illustratif.

Côté entreprise : éviter et contester la pénalité

• Lire la clause du CCAP dès la notification : montant, personnes visées, excuses admises.
• Prévenir par écrit le maître d’œuvre avant toute absence et demander une dispense si le lot n’est pas concerné.
• Vérifier chaque compte rendu et signaler aussitôt une erreur sur la liste de présence.
• Contester les pénalités injustifiées lors du décompte, puis, si besoin, par un mémoire en réclamation.
• Demander, en cas de difficulté réelle, une remise gracieuse des pénalités.

Côté acheteur : une clause utile mais mesurée

La DAJ recommande d’éviter de multiplier les pénalités pour des manquements mineurs, comme les absences aux réunions. En effet, une avalanche de petites pénalités crispe la relation et alourdit le décompte. Mieux vaut donc une clause simple, proportionnée et réservée aux absences injustifiées. Par exemple, le CCAP peut viser les seules réunions auxquelles le lot est convoqué, et admettre une excuse écrite transmise la veille.

Ensuite, le CCAP précise si une mise en demeure ou une invitation à présenter des observations précède l’application de la pénalité. Ce point varie selon les marchés : il faut donc le régler par écrit. Enfin, le maître d’œuvre tient des convocations et des listes de présence fiables. Les pénalités retenues figurent ensuite dans le décompte général.

Pénalité pour absence aux réunions de chantier : à retenir

• Le CCAG-Travaux ne prévoit pas lui-même de pénalité pour absence : seule une clause particulière le permet.
• Le maître d’œuvre doit convoquer régulièrement l’entreprise et prouver son absence.
• Aucun préjudice n’est à démontrer, mais le juge peut modérer une pénalité manifestement excessive.
• Prévenir et justifier ses absences par écrit évite la plupart des litiges.
• Les contestations se règlent au moment du décompte, par une réclamation motivée.